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5 Trucos para mejorar la comunicación con los miembros de tu club

1- HAZ UN MANUAL DE COMUNICACIÓN

La comunicación es uno de los procesos clave en los clubes deportivos y tener herramientas para mejorarla y que sea efectiva es vital. Pero ninguna herramienta funciona por sí sola. Es importante que la comunicación esté procedimental.

Puede parecer que “eso solo les vale a los clubes profesionales” o que “nosotros somos demasiado pequeños y nos apañamos bien”. Nada más lejos de la realidad. Se pierden multitud de horas en la comunicación; más concretamente, en la gestión de la comunicación.

Enviar mensajes a cada equipo, contestar las dudas de padres y madres, insistir para que la gente responda a una consulta o verificar que todos hayan leído un aviso son el pan de cada día en cada club.

Para ello, una solución efectiva es la redacción de un manual de comunicación. Algo tan sencillo como un documento donde se explique cómo se realiza cada comunicación, qué canal se utiliza y quién es el responsable.

Por ejemplo: Cada lunes por la mañana, el entrenador recordará en el grupo de WhatsApp los horarios de entrenamientos y competiciones. Cada vez que se haga una consulta, se abrirá un hilo en Facebook para que la gente conteste y se comunicará en el grupo del WhatsApp a los deportistas, padres y madres, etc.

 

2- TRABAJA LOS CANALES DIGITALES

Está claro que el mundo digital nunca podrá suplir todo lo que aporta la comunicación en persona y más aún si cabe en el mundo deportivo. Sin embargo, sería inconsciente obviar los beneficios que otorga como la flexibilidad, inmediatez y comodidad.

Los canales presenciales y digitales no son excluyentes y hay que trabajar ambos. Más del 90% de la población española utiliza el WhatsApp diariamente. Por otro lado, redes sociales como Instagram, Facebook y Twitter siguen aumentando su popularidad y uso en todas las franjas de edad.

Para ciertas cuestiones, conviene sustituir las llamadas telefónicas y reuniones por estas soluciones, ya que permiten ahorrar tiempo y dejan un registro de lo que se ha dicho.

Tanto para llegar a los más jóvenes como a padres y madres, los canales digitales son muy importantes. Todo club deportivo debería trabajarlos para así lograr una mejora en el servicio ofrecido a todos los miembros.

 

3- TOMA MEDIDAS ANTE LA GENTE QUE INCUMPLE LAS NORMAS

En el primer punto comentábamos la importancia de un manual de comunicación. En él se explica cómo se debe hacer la comunicación. No obstante, también hay que hablar de cómo gestionar situaciones donde no se cumplen las normas.

La comunicación no es unilateral, sino que en este proceso intervienen club, directores, entrenadores, deportistas, padres, madres, socios… Y cada uno de ellos ha de cumplir con una serie de normas.

El WhatsApp, por ejemplo, es un arma de doble filo. Permite enviar mensajes rápidamente y agilizar la comunicación. En contra, la gente está habituada a utilizarlo en su día a día y tiene una serie de hábitos que es difícil cambiar. Por muy claras que estén las normas, es probable que haya gente que no las termine de asimilar y “se las salte” de vez en cuando. Nadie dijo que gestionar un club fuese fácil.

El proceso debería ser el siguiente: Primero se explican las normas a los miembros o a sus padres y madres y se les educa para que las sigan. Cuando alguien no las cumpla, primero siempre hay que avisar, pero cuando alguien sigue incumpliéndolas reiteradamente, hay que tomar medidas. Sacarle del grupo, bloquear el contacto… o cualquier otro tipo de medida que sea crea conveniente.

 

4- MIDE Y MEJORA

Como pasa con todo, lo que no se mide no se puede mejorar. Mide el tiempo que te lleva comunicar algo. Mide cuánta gente responde. Mide cuántos mensajes hay que responder por privado. Mide cuánta gente no se entera de un mensaje. Mide, mide, mide.

Tal vez estés invirtiendo muchas horas y esfuerzo en hacer algo que tiene fácil y barata solución. Lo que pasa es que no siempre se es del todo consciente. Los datos son un crudo reflejo de la realidad. Alíate con ellos, analízalos y optimiza la comunicación de tu club.

 

5- USA HERRAMIENTAS ESPECÍFICAS PARA LA COMUNICACIÓN DE TU CLUB

Apóyate de herramientas específicas para mejorar la comunicación con los miembros de tu club. La comunicación en los clubes es eficaz, pero no es efectiva. Se pierde mucho tiempo en la gestión y hay varios procesos que pueden optimizarse. Prueba Esportter y verás cómo todas esas tareas que no medias hasta el día de hoy se pueden medir y agilizar para ¡lograr un ahorro de tiempo espectacular!

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